第一步：校内申请

申请人持邀请函（如系外文则需附中文翻译件），由学院或部门通过校园网办公系统提交请示报告，报学校审批。请示报告中需说明出访人员信息，出访时间及停留天数，出访国家及地区，出访原由、经费出处等内容。

第二步：会签审批

相关职能部门及校领导会签审批，校内申请程序完结，国际处受理材料。公示。

第三步：报湖北省外办/省台办审批，取得《出国、赴港澳任务批件》/赴台任务批件

1、学校出具红头文件；

2、日程安排（如系外文则需附中文翻译件）；

3、邀请函复印件

（如系外文则需附中文翻译件）；

4、出国人员报名审批表.xls（学校盖章）；

5、因公临时出国人员备案表.doc（党委盖章）；

6、因公短期出国(境)任务和预算审批意见表.doc（财务处盖章）；

7、因公出访告知事项（上会版）.doc（团长签字）。

第四步：办理因公护照或港澳台通行证

1、办理因公护照：

（1）采集指纹（提前一天预约）；

身份证+预约单+指纹单+出国、赴港澳任务批件  

（2）照相；

（3）提交办理护照申请：

①电子护照事项表.doc；

②电子护照申请卡.doc（贴身份证复印件及照片）（已有因公护照的也需提交）；

③《因公临时出国人员备案表》；

④《出国、赴港澳任务批件》原件；

⑤指纹单；

⑥电子护照签字单；

⑦缴费（部分费用需交现金）。

2、办理香港通行证：

（1）《出国、赴港澳任务批件》原件；

（2）2张2寸白底彩色照片；

（3）《因公临时出国人员备案表》；

（4）邀请函复印件

（如系外文则需附中文翻译件）；

（5）申请港、澳事项表。

第五步：办理签证

1、填写签证表格；

2、交各国签证所需材料（派遣函（学校出具），邀请函原件及中文翻译件，英文日程表，《出国、赴港澳任务批件》原件及复印件，签证照片，及签证要求的其他材料）。

第六步：领证，买保险